Fallstudie Wissensmanagagement

Ausgangslage/Vorüberlegungen

Unser Klient ist ein Hafen mit ca. 100 Mitarbeiter*innen in Norddeutschland und einem überdurchschnittlich hohen Automatisierungsgrad. Die operativen Bereiche des Unternehmens teilen sich in die Abteilungen Technik und Betrieb. Während der Betrieb den reibungslosen Ablauf der Logistik sicherstellt, kümmert sich die Technik um Instandhaltung und Neubauprojekte. Da der Leiter der Abteilung Betrieb in den Ruhestand gehen wird, wurde im Rahmen einer ausführlichen Eignungsdiagnostik (Link) ermittelt, dass es am effizientesten wäre, beide Abteilungen zusammenzulegen und unter dem vor einigen Jahren von uns erfolgreich besetzten Leiter Technik zu vereinen.

Der Change Prozess des Übergangs in eine Abteilung, ist eine Herausforderung für das dortige Team, welche durch die Gebrüder Schwanke Personalberatung begleitet werden soll. Der Betrieb besteht aus drei Mitarbeiter*innen und den in Rente gehenden Leiter der Abteilung. Die Befürchtung, dass jeder der drei Mitarbeitenden im Betrieb nur über Teilwissen verfügt und darüber hinaus ein großer Teil des Know Hows bei dem Abteilungsleiter liegt, lässt zusätzlich die Notwendigkeit des Aufbaus eines Wissensmanagements für die Geschäftsführung erkennen.

Gebrüder Schwanke erarbeitet dafür ein Konzept, dass durch Einzelinterviews eine Aufarbeitung aller Prozessabläufe sicherstellen soll und im Anschluss eine digitale Erfassung aller Informationen vorsieht. Parallel zum Wissensmanagement wird ein Coachingkonzept mit unserer kooperierenden Diplom Psychologin erarbeitet. Wichtig ist es, ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen den Abteilungen Betrieb und Technik sicherzustellen und die Geschäftsführung in den Transitionsprozess zu integrieren. Dieser Prozess wird allein von unserer Diplom Psychologin betreut.

Durchführung/Projektablauf

Im Rahmen der Vorbereitung verschaffen sich die Berater noch einmal einen kompletten Überblick über die Anlagen am Hafen und ihre Funktionsweise.

1. Interview Team

Zunächst werden das dreiköpfige Team aus dem Bereich Betrieb interviewt und die gesamten Prozessabläufe analysiert. Der zukünftige Abteilungsleiter ist auch anwesend, um ebenfalls Fragen stellen zu können. Der logistische Ablauf wird haargenau seziert, beginnend mit dem Planen der Schiffe in der Zukunft, bis zum endgültigen Verlassen des Hafens und möglichen Nacharbeiten. Wichtig ist es, festzustellen, ob die Kolleg*innen gemeinsam Lücken schließen können und wie viele Fragen am Ende offen bleiben. Diese offeneren Fragen werden zunächst gesammelt. Während des gesamten Prozesses wird das Wissen in Echtzeit in ein Dokument übertragen, mit Überschriften versehen und vorstrukturiert. Schnell wird festgestellt, dass die beteiligten Mitarbeiter*innen bereits ein sehr großes Wissen über alle Abläufe haben. Insgesamt werden ca. 25 Fragen erarbeitet. Außerdem werden drei Excel Tabellen aufgebaut, eine die eine Kontaktdatenbank mit allen externen Ansprechpartner*innen beinhaltet, eine weitere mit der Liste aller Materialien, die an dem Hafen umgeschlagen werden und deren Beschaffenheit sowie Eigenschaften. Die dritte Liste führt die verwendeten Krananlagen und deren spezifischen technischen Parameter auf. Während des Gesprächs ist es immer wieder wichtig, zu verhindern, dass die Ausführungen nicht zu detailliert werden und eine klare Struktur beibehalten wird. Im Nachgang des mehrstündigen Interviews werden die Aufzeichnungen korrigiert und aufgearbeitet.

2. Interview Abteilungsleiter

Im Anschluss wird der Abteilungsleiter interviewt. Auch bei diesem Termin ist der zukünftige Stelleninhaber anwesend. Um sicherzustellen, dass neben den erfassten ca. 25 Fragen nicht weitere Informationen fehlen, wird noch einmal der komplette Prozess durchlaufen. Um eine Interaktion zu gewährleisten, ist zudem immer einer der drei Mitarbeiter*innen anwesend und begleitet die jeweiligen Fragen und Prozesse in seinem bzw. ihrem Schwerpunktbereich. Im Interview werden weitere Fakten ergänzt und vieles spezifiziert, außerdem werden die offenen Fragen beantwortet. Viele Informationen entstehen aus den Dialogen zwischen den Mitarbeiter*innen der Abteilung und dem Abteilungsleiter. Die Excel Tabellen werden vom Abteilungsleiter selbst ausgefüllt und ergänzt. Die erhaltenen Informationen werden erneut aufbereitet und geprüft sowie Details ergänzt.

3. Digitalisierung

Die Informationen liegen nun schon in digitaler Form vor und müssen nun nur noch ausreichend spezifiziert und katalogisiert werden. Unser Kunde entscheidet, diesen Prozess selbst zu übernehmen und die Information nach der entwickelten Struktur in ein MS One Note Dokument zu übertragen. Die Struktur bildet die einzelnen Prozessabläufe ab und teilt sie in Unterpunkte mit Einzelinformationen auf. Darüber hinaus wird immer wieder auf externe und interne Ansprechpartner*innen verwiesen sowie technische Details erläutert.